障害者の入社準備に必要なポイントは何か?必要になる知識やスキルを身につけよう!

就職活動の大変さは障害者も健常者も同じですが、障害者の就職活動は、障害によって違う苦労があり、内定に辿りつくまでは長い道のりのように感じます。
内定が決まれば喜びもひとしおでしょう。
しかし、内定は一つのゴールではありますが、入社という新たなスタート地点が待ち受けています。
苦労して決まった仕事ならば、できることなら長く働きたいと思うことでしょう。

そのためには、準備を万端に整え、気持ちの良いスタートをきりたいものです。
いざ入社日となってこれが必要だった、出勤経路で思わぬトラブルに巻き込まれたといったといったことがないように、事前に何が必要か把握しておくことが大切です。
この記事では、障害者の入社準備に必要なポイントについて、内定から入社までの流れと共にご紹介させていただきます。
障害者雇用の内定が出て、これからの準備は何をしたら良いのだろうとお思いの方、ぜひ参考ください。

 

内定から入社までの流れ

内定をもらってから正式に入社するまで、必要事項の確認や書類の用意をするのも大切な入社準備です。
また、転職者の場合は、現在の職場に適切なタイミングで退職の申し出をしなければなりません。
このように、内定をもらってからは手続きなどの面でも少し忙しくなりますので、やるべきことを整理し、書類の効力や必要性について理解しておく必要があります。
まず、内定から入社までの流れを確認してみましょう。

内定承諾書の返送を行う

はじめに、企業から送られてくる内定通知書は、法的に効力のある内定者の採用を約束する書類です。
企業が内定通知書を送付すると、入社日からの労働契約が成立したものとみなされます。
内定通知を出した以上、企業側は安易な取り消しはできなくなります。
したがって、紛失などすることのないように大切に保管しておきましょう。
内定通知書は法的に書式が指定されているものではないため、書いてある内容は会社によってさまざまですが、労働条件(入社日、契約期間、賃金など)が書いてある場合は内容をよく確認しましょう。

会社によっては内定通知書とは別に労働条件通知書を交付する場合があります。
労働条件通知書には詳細な労働条件が書いてあるので、こちらもよく確認するとともに無くさないように保管しましょう。
これらの書類を保管する理由は、実際に働き始めて自分の思っていた労働条件と違う場合、会社と交渉する際の法的な証拠になるからです。
内定通知書には内定受諾書や入社誓約書が同封されていることがあります。労働条件などを確認し、問題が無ければこれらの書類に署名捺印をします。書類は返送する場合と入社日に持参する場合がありますので、確認しましょう。

もし、何らかの事情で内定を辞退したい場合は、なるべく早く人事担当者に電話かメールで伝えなければなりません。
なぜなら、企業はあなたの入社に備えて研修や備品の準備をしているからです。
内定辞退の連絡は気まずく感じるものではありますが、社会人のマナーとして丁寧にお礼と謝罪を述べ、内定辞退の旨を伝えましょう。

入社日の確認

次に、入社日の確認をしましょう。
入社日は企業によって様々なパターンがあり、毎月1日入社と決まっている場合もあれば、あなたの都合に合わせてくれる企業もあるでしょう。
内定通知書に入社日が記載されている場合もありますが、未定の場合は記載がないこともあります。

また、転職者の場合は、現職での退職時期を決める必要があります。
退職時期についても、規則や慣習、事務の都合などで指定されている場合があるため、はっきりしないうちは新しい職場への正式な返答は避け、「退職日は現職と相談中です」と正直に伝えましょう。
早く新しい職場に行きたいからといって、「現職をすぐに辞めてきます」というような返答をすると、社会人として責任感のない仕事をしていたのではないかと思われかねないため注意が必要です。

このように企業の状況をよく聞き取り、こちらの事情を率直に伝えて、双方が満足できるように入社日を決めていくと良いでしょう。

提出書類の準備

続いて、内定先の企業から提出を求められる資料には、雇用契約書や年金手帳、雇用保険被保険者証など様々なものがあります。
中には、健康診断書や最終学歴の卒業証明書などを求められるケースもあります。
一つずつ丁寧に書くことも重要ですが、入手までに時間がかかりそう書類を選別して優先順位をつけて手配をすることで、焦らず準備することができるでしょう。

また、入社日までの日数が無い場合、入社日当日まで間に合わない書類が出てくることもあるでしょう。
その場合は、企業の人事担当者と連絡を取り、どのように対応したら良いか指示を受けましょう。
「その書類は入社後でも良いですよ」と、あらかじめ人事担当者に了承をもらっていれば、焦ることなく安心して入社日を迎えることができます。

退職の交渉

続いて、転職者の人の退職の交渉について解説します。
退職を告げる相手は、原則として直属の上司になります。
内定が決まっている場合であっても、ストレートに内定が決まったのでと退職願いを出すのではなく、まずは「進退の相談がありまして」と切り出すと良いでしょう。
民法627条1項によると、退職の申告は二週間前にすればよいとされています。
しかし、社会人のマナーとして、現職の業務の進行具合にできる限り配慮をしましょう。

退職理由がパワハラなど特別な理由でない限りは、できれば繁忙期などが一段落した時期に退職するのが好ましいでしょう。
有給が残っている場合は有給消化の日数も考えて最終出勤日を定めることも大切です。
また、備品や顧客情報など退職先に返却するものについては、退職先の社員とダブルチェックし、あとから不要な疑義をかけられないよう注意が必要です。
退職するからといって不真面目な態度をとってはいけません。
また、担当業務がある場合は後任への引き継ぎ作業に十分な時間を取るなど、最終出勤日まで誠意を持って対応しましょう。

通勤経路の下見

続いて、時間的に余裕があれば、新しい会社への通勤経路の下見をしてみましょう。
障害の特性や程度によっては、自分に合った通勤方法を検討しなければならない場合があります。
通勤と一言にいっても、人ごみや、段差、電車やバスの乗り継ぎ、乗り換えなど、困難を感じるポイントは人によってさまざまです。
面接の時は問題無かったとしても、実際に通勤すると、思った以上に電車が混んでいたというケースや、乗り換えの時間が合わずに時間がかかってしまったというケースもあります。

そうならないためには、なるべく実際の通勤時間と同じ時間で通勤経路の下見をし、エレベーターの配置やトイレのバリアフリー設備の有無などを事前に把握しておくと良いでしょう。
通勤経路の下見は、新しいことを始めるときに緊張しやすい人や、不安感を抱きやすい人にも有効です。
通勤に困難を感じない人でも、普段あまり使わない経路で通勤する場合は確認しておくと良いでしょう。

健康面のチェック

続いて、健康面のチェックを事前にしておきましょう。
入社前に主治医の先生に、転職先の環境や出勤の日数、労働時間などについて事前に報告をし、アドバイスをもらっておくと心強いでしょう。
また、退職日から入社日までに日数があったとしても、夜更かしや昼夜逆転の生活がくせになると、元に戻すのは大変です。規則正しい生活を心がけ、体調管理に努めましょう。

入社初日の挨拶などの準備

最後に、入社初日の挨拶などの準備をしましょう。
会社の習慣によっては入社初日に新入社員が挨拶や自己紹介をする場合があります。
人前でも緊張せず話せる人は良いですが、そうでない場合は、どのような内容を話すか、念の為用意しておくと慌てずに済みます。
また、障害をオープンにして働く場合、自分の障害について上司や同僚に話す機会があるでしょう。
また、企業側からも詳しい説明を求められることが考えられます。
医学的観点と自分の希望を整理したうえで、障害の特性や配慮してほしいことなどについて説明できるようにしましょう。

 

入社時に必要な知識やスキル

社会人として働くうえでは、身につけておいたほうが良い知識やスキルがあります。
業務に必要なことは入社後に教えてもらえますが、常識の範囲内のことは入社前に習得しておきたいものです。
経験が無くても「このようなものがある」と知っておくだけでも、態度や意識に変化があるでしょう。以下に挙げる項目について、事前準備として意識しておくと良いでしょう。

ビジネスマナー

まず、ビジネスマナーについてです。
名刺交換や挨拶、身だしなみ、報連相など、仕事を行う上では、最も良いとされる基準が存在します。これらのマナーについて一つずつご紹介していきます。

名刺交換

名刺交換は相手との初めての挨拶の場に行います。
姿勢や笑顔を意識し、不自然にならない程度に明るくはっきりとした声で「〇〇社の△△と申します」と挨拶した後に渡しましょう。
相手の名刺を受け取るときは「頂戴します」と言いましょう。
名刺交換の場はお互いに出先であることもあり、すべてがマナーとおりにいかない場合がありますが、相手に失礼な印象を持たれないことが大切です。
名刺交換の基本的なルールは以下のようなものです。

・目下の人から目上の人に差し出す
受注する人と受注をもらう人であれば、受注をもらう側の方が目下になります。もし上下関係がない、あるいは意識したくない関係の場合は同時に交換する方法もあります。

・地位が上の人から交換する
何人かで挨拶をする場合、順番に名刺交換する場面があるでしょう。その際は上司にあたる人から交換します。

・もらった名刺はすぐにしまわない
名刺をもらったら、席についているときはテーブルの上に置きます。こうすることで商談中に相手の名前や部署がすぐに確認することができます。

挨拶

挨拶は人間関係を構築する上で大切なことです。
これは社外だけでなく、社内においても変わりません。
自分から率先して挨拶をするように意識しましょう。
また、自分では挨拶したつもりでも、小さな声や会釈だけでは伝わらない場合があります。
「おはようございます」とはっきりとした声となるべく明るい表情で言い、正式な場ではその後にお辞儀をすると良いでしょう。

身だしなみ

身だしなみは意識することですぐに自分の印象をより良くすることができます。
身だしなみで大切なポイントは清潔感です。
流行のファッションや自分流のおしゃれはありますが、ビジネスの場では清潔感があるかどうか、相手を不快にさせないかどうか注意しなければなりません。

男性の場合、寝癖がついていないか、髭を剃っているか、スーツに汚れはないか、ズボンにプレスがかかっているか、靴はきれいに磨いているかが見られがちです。

女性の場合、ノーメイクや派手すぎるメイクではないか、爪が伸びすぎていないか・ネイルが派手すぎないか、スカートが短すぎ・長すぎではないか、ヒールが高すぎではないかといったことがよく見られます。

身だしなみが整っている人はそれだけで相手に安心感を与え、「仕事ができる人」というイメージを持たれやすくなります。お客様や社外の人の対応を任せられる機会が多くなるなど、ビジネスの場でも有利に働くでしょう。

報連相(ホウ・レン・ソウ)

報連相とは、報告・連絡・相談の頭文字を取った基本的なビジネスマナーの一つです。
それぞれの場面に応じて、報告は「簡潔に素早く情報を報告すること」、連絡は「他者から他者に必要事項を正確に伝えること」、相談は「一人で判断するのではなく、上司や先輩の判断を仰ぐこと」を意識しましょう。

報連相は仕事を円滑に進める上で大変重要な社会人としての基本ですが、報連相ができない部下に悩む上司は意外に多いといわれています。
よくあるケースでは、「自分の力でやりたい」と考え、仕事が完成したら報告するつもりで進捗状況を伝えなかったという場合や、上司が忙しそう・話しかけにくいことが原因で報連相ができなかった場合や、ミスを追及されるのが怖くてそのままにしてしまった場合などがあります。

職場の雰囲気によってはこのような状況が起こる可能性もありますが、報連相をしないことでトラブルに発展することもあるので意識して行うようにしましょう。
報連相のタイミングがわからない人は、「この仕事がここまで終わったら報告します」「相手先から返信があったら報告します」とあらかじめ伝えておくことで、違和感なく報連相ができるでしょう。

パソコンの基本操作

次に、パソコンの基本操作についてです。
パソコンの基本操作には、ビジネスソフトの使い方やメールの使い方、クラウドツールの利用方法などが含まれます。

ビジネスソフトの使い方

ビジネスソフトには、Word・Excel・PowerPointがあり、Wordでは文章を、Excelではデータの集計などを行う表計算を、PowerPointでは、図やグラフを使って会議の発表資料を作成することができます。

会社によっては上記のようなビジネスソフトの基本操作ができることを応募条件として提示している場合もあります。
ただし、会社によってソフトの使い方はさまざまで、完璧に使いこなせていなくても入社してから業務の中で覚えられることも多いです。
入社前に機会があれば、その会社で求められるビジネスソフトの習熟度について聞いておくと良いでしょう。
また、パソコンのタイピングの速度は速いに越したことはありません。必要に応じて自主練習をするなど対策と準備をしましょう。

メールの使い方

次に、メールの使い方についてです。
Eメールは、外部や内部の連絡手段として、仕事上でよく使われます。
Outlookなど、使用しているメールソフトによって仕様が若干異なりますが、主な書き方として、宛先(TO)・CC・BCC、タイトル、書き出し、本文、署名の順に書いていくことになるでしょう。

宛先は複数ある場合は役職が高い順に入れると印象が良いでしょう。
CCは送信したことやCCに入力したメールアドレスを宛先(TO)の人に知られても良い場合に、BCCは送信したことやBCCに入力したメールアドレスを宛先(TO)の方に知られたくない場合に使用します。CCとBCCは状況によって使い分けましょう。

タイトルは、タイトルを見て何の用件かがわかることが重要で、紹介・依頼・連絡・報告といったカテゴリを意識したものをつけましょう。

書き出しは、相手の会社名・部署名・名前をセットで必ず記載しましょう。さらに「お世話になっております」などの挨拶文もあるとより印象が良くなります。

本文の用件は簡潔にまとめて、必要に応じて箇条書きにするなど、視覚的に見やすくする工夫も必要です。

署名は、メールソフトの署名機能がありますので、登録をしておくと、毎回署名を入力する手間が省けるので便利です。

クラウドツールの利用方法

最後に、クラウドツールの利用方法について紹介します。
チャットツールのSlack・ChatWorkや、データの管理をオンライン上で行えるDropbox、Googleが無償で提供するウェブブラウザ内で動くオフィスソフトなどのクラウドツールはパソコンを扱う上でよく使われる機能となりました。

これらのクラウドツールの特徴や操作方法を事前に理解しておくことで、入社後の業務開始がスムーズになります。
しかし、上記のツールは広く使われるようになったとはいえまだ新しいビジネスツールです。
事前に上記のようなツールが使えることや最新の情報リテラシーがあることを応募条件に掲げている会社でない限りは、入社後に使い方を教えてもらえるでしょう。

入社予定の企業の調査

最後に、入社予定の企業の調査について解説します。
企業の内部のことは、入社するまではわからないものです。
しかし、その企業がどのような事業を行い、業界での位置にいるかをあらかじめ知っておくことは、これから働くうえで役に立つでしょう。
入社前に調査できる内容には企業情報の収集と配属職種の研究、業界動向の調査の三つがあります。
この三つの調査について、一つずつご紹介していきます。

企業情報の収集

入社予定の企業の事業内容や会社概要などの基本的な情報は、就職活動の中である程度知る機会はあったと思いますが、入社前には支店や部署の数や配属人数など、実際に自分が働く職場としてイメージがつくような情報があると良いでしょう。
また、ホームページやパンフレットに目を通すことで、会社の考え方や従業員の様子、労働環境などがわかり、入社前に心の準備ができるでしょう。

配属職種の研究

すでに配属先が決まっている場合は、その配属先で必要とされそうなスキルや知識を研究しておくと良いでしょう。
実際に仕事が始まると、覚えることが多いため、なかなか自分で学習するための時間を確保できない可能性があります。
そのため、その仕事に役立ちそうな事柄で、自分で学んでおきたかったことや、資料にまとめておきたかったことなどは入社前にやっておくと良いでしょう。

事務職の場合は電話応対のマナーを再確認したり、営業職の場合はその企業の商品情報やトーク内容を整理しておいたり、技術職の場合は専門となる技術の資料をまとめるなど、それぞれ研究しておくと即戦力に近づくことができるかもしれません。

業界動向の調査

業界の動向は、業界全体や社会情勢などを含めて、幅広い視野を持ってアンテナを張っておくと良いでしょう。
新聞でその企業の属する業界に関する記事を読むほか、それぞれの業界新聞を読むと業界の動向が良く分かります。
新聞は第三者が客観的な視点で書いているので、プラス面・マイナス面の両方の情報を得ることができます。
現場を知らないまま知識だけ詰め込んで頭でっかちの状態になってしまうのは好ましくありませんが、基本的な背景を知っておくつもりでいろいろな情報に触れておくと良いでしょう。

 

障害者が入社にあたり特別に準備すること

障害者が入社するにあたり準備しておいたほうが良いことがあります。
ここでは身体障害、知的障害、精神障害の場合に分けて入社前の準備についてご紹介していきます。

身体障害の場合

身体障害の場合、健常者の人々が使うオフィスには不便に感じる面があるかもしれません。
お手洗いの設備やエレベーター、机やプリンターの位置に問題がないか入社前に確認しましょう。
また、画面読み上げソフトなどの就労支援機器についても、実際に使ってみて不備がないか確認することが大切です。
働く環境を整備する必要がある場合は、口頭で伝えるだけではなく実際にオフィスを見せてもらい、打ち合わせの機会をつくってもらうと安心です。
障害者雇用管理サポーターの方々に同席してもらうことで、自分では気づかなかった点も企業側にうまく伝えてもらうことができるでしょう。

知的障害の場合

知的障害の場合、働くうえでやってはいけないことを整理しましょう。
仕事を失敗してしまうのは誰にでもあることなので、入社前に心配する必要はありません。
大切なのは、真面目に働こうと思う気持ちです。清潔でないことや、挨拶をしないこと、遅刻や欠勤をすることは会社やそこで働く人たちへの迷惑になります。
食事のマナーや身だしなみに気を付け、指示を守ることなど、働いて給料をもらっているという意識を持つことが大切です。

精神障害の場合

精神障害の場合、きちんと説明しない限りは障害の有無に気付いてもらえないこともあります。
自分の障害の内容やどういった配慮が必要なのかということを、わかりやすく伝える必要があります。
また、障害に対する自分なりの対策がある場合は、その対策が職場で受け入れてもらえるかのすり合わせが必要です。

たとえば、業務中に話しかけられると集中できないから指示の方法を工夫してほしい、集中するために業務中に音楽を聴きたい、薬の副作用があるので休憩をとることがある、など、自分にとっては普通のことでも、仕事をするうえでは職場の理解を得なければならない事柄があります。
こうした事柄については事前に説明し、許可をもらいましょう。

 

まとめ

この記事では障害者の入社準備に必要なポイントについて解説しました。
障害者の入社準備は、ビジネスマナーなども大切ですが、特に重要なのは、自身の障害の内容やどういった配慮が必要なのかをきちんとわかりやすく周りの人に伝えることができるかどうかです。
障害を抱えながら働くことは健常者にはない苦労がありますが、会社側もできる限りよい就労環境をつくりあげたいと思っています。

障害者と企業それぞれが、「これはできない」「あれはできない」と言うだけでなく、「これはできないがそれならできる」「それならこうしよう」と前向きに意見をすり合わせられる関係になることを目指しましょう。